TABLAS DINAMICAS EN EXCEL

Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

Las pivot tables están basadas en dos conceptos: sumarización y rotación:

Sumarización

Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos. sumarizacion, es aquel nombre que nos sirve para identificar una tabla dinámica de dos columnas y tres filas donde haya una exitacion manual.

Rotación

Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos estén contenidos en la base de datos.

El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.

Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos.

 La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que es uno de los tópicos mas potentes de Excel, principalmente en las versiones mas recientes.

Empezaremos con un ejemplo:

Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.

 11111111111111  

a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.

Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña “insertar” panel “Tablas”

 2222222222222222 

en el que pulsamos en “Tabla dinámica”, al hacer esto aparece un menú en el que tenemos las opciones de “Gráfico dinámico” y “Tabla dinámica” , pulsaremos en este último como se puede ver

3333333333333

a continuación aparece el panel “Crear tabla dinámica”

4444444444444444444444

en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente seleccionado, incuyendo los rótulos, también seleccionamos “Nueva hoja de cálculo” y  pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:

 

  1. 1.     Una nueva cinta de opciones denominada “Herramienta de tabla dinámica”

555555555555555 

  • 2.    Un panel llamado “Lista de campos de tabla dinámica”  que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte inferior, denominados ” Filtro de informe”, “Rótulos de columna”, “Rótulos de fila” y  “Valores” donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se muestra

 66666666666666 

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que tienen valores   numéricos, siempre aparecen en rectángulo  “Valores”.                                   

 777777777777777777777 

como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar , pues bien, es justamente seleccionar las casillas  “MAQUINA”   y   “CANTIDAD”  lo debemos hacer en el próximo paso

88888888888888888

Observar que aparecen automáticamente 2 botones.

Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

AAAAAAAAAAAAAAA

si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la siguiente tabla

BBBBBBBBBBBBBBBB

luego de aplicar el filtro.

Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho mas el jugo a esta herramienta.

Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel   “Lista de campos de tabla dinámica” 

 CCCCCCCCCCCCCCCCCCC

se ve que en los rectángulos,  mas precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un nuevo botón, el botón  VENDEDOR  en forma simultánea a la la selección de la casilla de verificación VENDEDOR.

La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo  “Rótulo de columna”

DDDDDDDDDDDDDDDDD

y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato

EEEEEEEEEEEEEEE

En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor.

Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor.

Para hacer lo , verificamos la casilla “País” y filtramos MAQUINA

FFFFFFFFFFFFFFFFFFF

y se genera la tabla 

GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG

donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.

Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras mas que iremos viendo.

Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente

HHHHHHHHHHHHHHH

IIIIIIIIIIII

en el que pulsamos en “Configuración de campo de valor”, como indica la flecha, con lo que aparece el panel también llamado “Configuración de campo de valor”

KKKKKKKKKKKKKKKKKK

en el que si vamos a la pestaña “Resumen por” están las opciones de resumen en las que elegiremos Máx y  luego de aceptar, la tabla se transforma en

LLLLLLLLLLLLLLL

que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base)

Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este caso son  tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del cálculo de un máximo.

Bibliografia:

http://www.allexcel.com.ar/tablas-dinamicas/tablas-dinamicas.php

http://es.wikipedia.org/wiki/Tablas_din%C3%A1micas

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